Vabas vormis avaldus on dokument, millega pöördutakse asutuse, tööandja või ametniku poole olukorras, kus seadus või organisatsiooni sisekord ei näe ette konkreetset trükivormi või blanketti. Kuigi termin “vaba vorm” võib kõlada kui luba kirjutada mida iganes ja kuidas iganes, on asjaajamise kultuuris siiski välja kujunenud kindlad reeglid ja etikett, mida järgides jätate endast professionaalse ning usaldusväärse mulje. Oskus koostada korrektne ja sisutihe avaldus on väärtuslik oskus, mis aitab teil oma soove või muresid ametlikult väljendada, tagades samas, et saaja saab teie kirjast kiiresti ja üheselt aru.
Mis on vabas vormis avaldus ja millal seda vaja läheb?
Vabas vormis avaldus on kirjalik dokument, mille eesmärk on esitada ametlik palve, teadaanne, selgitus või nõudmine. Erinevalt eelnevalt ettevalmistatud blankettidest, kus tuleb vaid lüngad täita, annab vaba vorm teile võimaluse oma mõtteid täpsemalt väljendada ja põhjendada. Seda tüüpi dokumente kasutatakse väga erinevates eluvaldkondades, alates töösuhetest kuni õpingute ja riigiasutustega suhtlemiseni.
Levinumad olukorrad, kus vabas vormis avaldust vaja läheb, on:
- Töösuhted: töölepingu erakorraline ülesütlemine, palgatõusu taotlemine või ümberpaigutamine teisele ametikohale.
- Õppetöö: akadeemilise puhkuse taotlemine, õppetasu vähendamine või eksami kordussoorituse palumine.
- Kinnisvara ja eluase: korteriühistule remonditööde tegemiseks loa küsimine või naabrite häiriva käitumise kohta kaebuse esitamine.
- Riigiasutused: selgituse küsimine maksude kohta, teabenõude esitamine või toetuste taotlemine.
- Isiklikud soovid: puhkuse avaldus (kui tööandjal puudub oma süsteem) või töösuhte lõpetamine poolte kokkuleppel.
Vabas vormis avalduse kohustuslikud elemendid
Selleks, et avaldus oleks juriidiliselt korrektne ja ametlikult aktsepteeritav, peab see sisaldama kindlaid elemente. Isegi kui tekst ise on vabas vormis, peab dokumendi struktuur järgima head asjaajamistava. See tagab, et dokumendi saajal on olemas kogu vajalik informatsioon otsuse langetamiseks.
- Päis ehk dokumendi ülaserv: Paremal pool või dokumendi alguses tuleks märkida adressaat (kellele avaldus on suunatud) ja esitaja andmed (nimi, kontaktandmed).
- Pealkiri: Dokument peab algama pealkirjaga “Avaldus”, mis on kirjutatud keskele ja võib olla vajadusel paksus kirjas.
- Sissejuhatus: Lühike ülevaade sellest, miks te kirjutate. See peaks olema otsene ja konkreetne.
- Põhiosa: Siin esitate oma taotluse või teate sisu. Olge argumenteeritud, kuid hoidke emotsioonid vaos.
- Lõpetus: Viisakas lõpulausend, mis annab märku, et olete ootel ja valmis koostööks.
- Allkiri ja kuupäev: Dokumendi lõpus peab kindlasti olema kuupäev ning käsitsi või digitaalselt allkiri koos nimega.
Kuidas koostada teksti, mis toob soovitud tulemuse?
Kõige sagedasem viga vabas vormis avalduse kirjutamisel on liigne ümmargune jutt või vastupidi – liiga lühike ja informatsioonivaene kiri. Teie eesmärk on olla veenev, kuid samas lugupidav. Ametnikud ja juhid hindavad lakoonilisust, seega vältige heietusi.
Stiil ja toon: Kirjutage ametlikus toonis. Vältige slängi, liigset emotsionaalsust ja hüüumärke. Kui taotlete midagi konkreetset, esitage oma argumendid loogilises järjestuses. Kui tegemist on keerulisema taotlusega, võite lisada ka omapoolsed lahendusettepanekud.
Keel ja korrektsus: Veenduge, et tekstis poleks kirjavead. Korrektne eesti keel jätab mulje, et suhtute asjasse tõsiselt. Kui olete teksti valmis saanud, lugege see vähemalt kaks korda läbi. Ideaalne on, kui saate paluda kellelgi teisel teksti kontrollida – kõrvaline silmapaar märkab vigu, mida te ise enam ei näe.
Praktiline näidis: kuidas see reaalselt välja näeb?
Alljärgnevalt on toodud näidis avaldusest, millega töötaja palub tööandjalt tasustamata puhkust perekondlikel põhjustel. See on universaalne mudel, mida saate kohandada vastavalt oma vajadustele.
Adressaat: OÜ Näidisettevõte, juhataja Mati Kask
Esitaja: Mari Maasikas, müügispetsialist
AVALDUS
Tallinnas, 15. mail 2024
Lugupeetud juhataja Mati Kask,
Pöördun Teie poole sooviga taotleda tasustamata puhkust ajavahemikus 05.06.2024 kuni 07.06.2024 (kokku 3 kalendripäeva). Vajadus puhkuse järele on tingitud ootamatutest perekondlikest asjaoludest, mis nõuavad minu kohalolekut teises linnas.
Olen oma tööülesanded planeerinud selliselt, et minu äraolek ei mõjutaks ettevõtte igapäevatööd. Enne puhkusele minekut edastan kõik pooleliolevad projektid oma kolleegile Jüri Tammelahele, kes on nõus vajadusel minu ülesandeid asendama. Olen veendunud, et selline korraldus tagab tööde sujuva jätkumise.
Tänan Teid mõistva suhtumise eest ja jään ootama Teie kinnitust või täiendavaid küsimusi.
Lugupidamisega,
Mari Maasikas (allkiri)
Telefon: 5555 5555
E-post: [email protected]
Levinud vead, mida avaldust kirjutades vältida
Paljud inimesed teevad avaldusi kirjutades vigu, mis võivad dokumendi väärtust vähendada või lausa kaasa tuua negatiivse vastuse. Kõige levinumad komistuskivid on:
- Puudulikud kontaktandmed: Kui adressaat ei saa teiega ühendust võtta, jääb teie avaldus vastuseta. Kontrollige alati üle telefoninumber ja e-posti aadress.
- Ebaselge soov: Kui te ei kirjuta konkreetselt, mida te soovite, võib vastuvõtja teie avaldust valesti tõlgendada. Olge oma palves või nõudmises võimalikult täpne.
- Vabandav toon: Teie avaldus peab olema enesekindel. Vabandamine (“vabandan väga, et tülitan”) on mõnikord viisakas, kuid liigne alandlikkus võib jätta mulje, et te ise ka ei usu oma taotluse õiguspärasusse.
- Liigne pikkus: Keegi ei taha lugeda lehekülgede pikkust teksti. Püüdke mahutada avaldus ühele A4 lehele.
- Tõestusmaterjalide puudumine: Kui teie avaldus nõuab lisadokumente (näiteks arstitõendit, lepingut või väljatrükki), lisage need kindlasti avalduse juurde või viidake neile tekstis.
Sagedamini esitatud küsimused (FAQ)
Kas vabas vormis avaldus on õiguslikult siduv?
Jah, kui see on kirjutatud korrektselt ja allkirjastatud (kas käsitsi või digitaalselt), on vabas vormis avaldus ametlik dokument, millel on õiguslik jõud. Näiteks töölepingu lõpetamise avaldus on alus töösuhte lõpetamiseks ja sellel on oluline õiguslik kaal.
Kas ma pean kasutama tingimata digiallkirja?
Tänapäeva asjaajamises on digiallkiri muutunud standardiks. Kui saadate avalduse e-postiga, on digiallkiri kõige turvalisem ja aktsepteeritum viis. Kui saadate paberkandjal avalduse, siis piisab käsitsi kirjutatud allkirjast.
Kuidas peaksin toimima, kui mulle avaldusele ei vastata?
Esmalt kontrollige, kas olete saatnud avalduse õigele inimesele või osakonnale. Kui olete oodanud mõistliku aja (tavaliselt 3–5 tööpäeva), on teil täielik õigus saata viisakas järelpärimine, et küsida avalduse staatuse kohta.
Kas ma tohin avalduses viidata seadusepügalatele?
Kindlasti. Kui viitate kehtivatele seadustele (nt Töölepingu seadus), näitab see, et olete oma õigustest teadlik ja olete olukorda põhjalikult uurinud. See suurendab teie avalduse tõsiseltvõetavust.
Kas on olemas mingi eriline kirjašrift, mida peaks kasutama?
Ametlikes dokumentides on kõige kindlam valida neutraalne ja hästi loetav šrift nagu Arial, Calibri või Times New Roman suuruses 11 või 12. Vältige liiga dekoratiivseid kirjatüüpe, kuna need jätavad ebaprofessionaalse mulje.
Edasised sammud pärast avalduse esitamist
Pärast avalduse esitamist on oluline säilitada dokumendi koopia endale. Kui esitate avalduse paberkandjal, paluge adressaadil teha koopia peale märge “vastu võetud”, kuupäev ja allkiri. Kui saadate digitaalselt, hoidke saadetud kirja “Saadetud” kaustas. See on teie kindlustus, kui peaks tekkima vaidlusi või kui avaldus peaks mingil põhjusel “kaduma minema”.
Lisaks dokumentide säilitamisele tasub meeles pidada ka suhtluskultuuri. Kui saate avaldusele jaatava vastuse, on viisakas saata lühike tänukiri. Kui vastus on eitav, lugege põhjendused hoolikalt läbi. Kui te pole vastusega nõus, on teil õigus paluda täiendavaid selgitusi või konsulteerida vastava valdkonna juristiga, et mõista, kas ja kuidas oleks võimalik olukorda vaidlustada. Professionaalne ja rahulik suhtumine aitab alati kiiremini edasi liikuda kui emotsionaalne reageerimine.
Samuti tasub tähele panna, et mõningatel juhtudel võib ametiasutus nõuda lisaks avaldusele ka konkreetseid tõendavaid dokumente. Need võivad olla näiteks palgatõend, perekonnaseisuaktid või muud ametlikud tõendid. Olge valmis need esitama, kui teilt seda palutakse. Mida paremini olete oma taotluse ette valmistanud ja mida selgemalt olete oma argumendid esitanud, seda suurem on tõenäosus, et teie avaldus rahuldatakse soovitud viisil. Avalduse kirjutamine on oskus, mida saab treenida – mida sagedamini seda teete, seda lihtsamaks see muutub.
